Manfaat e-mail sejak ditemukannya internet sungguh luar biasa. Kita bisa menghemat banyak waktu, tenaga dan uang untuk bertukar informasi dengan rekan-rekan kita di bagian belahan dunia lain yang secara fisik tidak bisa terjamah dengan mudah. Bahkan dengan surat elektronik ini kita bisa menggaet dan menemukan teman baru sebanyak-banyaknya, karena di internet kita bisa dengan mudah menemukan profile-profile baru yang kita kehendaki.
Bagi yang sudah bertahun-tahun "mengabdikan" diri menghadapi layar monitor menatap dunia maya, pasti tidak heran kalau dia sering menerima e-mail, baik yang berguna maupun yang tidak berguna. Yang tidak berguna contohnya : e-mail iklan, bom e-mail, e-mail virus, e-mail fishing (pemancing) dll. Bahkan terkadang kita bisa menerima e-mail dari orang yang kita kenal secara bertubi-tubi, padahal yang bersangkutan belum tentu mengirim e-mail tersebut.
Berikut hal-hal yang bisa menjadi etika dalam berkirim e-mail :
Balaslah e-mail penting yg ditujukan kepada anda. Jika anda menerima e-mail penting yang ditujukan kepada anda, segeralah dibalas. Meskipun dengan kalimat pendek seperti : "ok", "terima kasih", "thanks", "segera ditindak lanjuti" dll. Hal ini untuk memberi kepastian kepada sipengirim bahwa e-mail yang ditujukan kepada anda telah sampai dan terbaca. Bayangkan jika anda mengirim e-mail kepada seseorang dan tidak mendapat balasan. Bahkan untuk kasus tertentu anda harus memberitahu yang bersangkutan lewat sms atau telepon. Betapa menyakitkan.
Hindari spam & bombing. Spamming adalah pengiriman e-mail secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Orang yang menerima spam ini akan jengkel, karena bisanya isinya menawarkan informasi, produk atau jasa yang sebenarnya tidak kita butuhkan. Sedang e-mail bomb adalah pengiriman e-mail dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh. Termasuk spamming adalah mengirim e-mail terlalu sering, kecuali diminta. Kenapa? Karena orang yang dikirimi e-mail akan merasa jenuh. Memang kita kadang menyangka kalau orang yang kita kirimi e-mail akan selalu merasa senang. Padahal belum tentu. Apalagi kalau isi e-mailnya itu-itu saja. Supaya tidak membosankan, kirimlah e-mail lagi kalau anda sudah mendapat balasan. Tapi jangan juga terlalu lama tidak mengirim e-mail. Teman anda bisa lupa.
Jangan memforward e-mail tanpa diedit. Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: '>'. Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yang memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. E-mail jadi tidak menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering. (komentar: kita sering melakukannya, mulai sekarang kalo bisa jangan dilakukan lagi)
Ganti judul e-mail bila perlu. Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.
Body reply jangan dikirim semua. Lama-lama e-mail yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas e-mail, seluruh e-mail yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body e-mail yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.
Jangan tanggapi e-mail "TBC". Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, supaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. E-mail semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid'ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.
Jaga account orang lain. Kalau anda mereply atau berkirim e-mail, jangan sertakan e-mail e-mail yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading "To" nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya account e-mail e-mail orang yang muncul di e-mail orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim e-mail ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat e-mail yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima e-mail anda.
Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua. Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan e-mail pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bilamana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.
Hindari kalimat singkat dalam mereply. Misalkan teman anda panjang lebar menulis e-mail, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, "oh ya?" atau "enak ya", "benarkah" dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply e-mailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.
Cek ulang sebelum di "send". Setelah e-mail rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol "send" kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.
Bersabarlah menerima balasan. Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca e-mail e-mail anda.
Semoga bermanfaat.
